Qu'est-ce qu'une démarche qualité ?

Focus sur les éléments de preuves

 

 

Un élément de preuve est une documentation ou une information qui permet à un organisme de formation de démontrer qu'il satisfait aux critères et aux indicateurs de la certification Qualiopi. Les éléments de preuve peuvent inclure des documents tels que des politiques, des procédures, des registres, des rapports, des enquêtes de satisfaction client, des attestations de compétences, des dossiers de formation, etc.

 

Les éléments de preuve peuvent également inclure des observations et des entretiens avec les employés, les formateurs et les clients, ainsi que des évaluations des compétences des formateurs. Les éléments de preuve pour la certification Qualiopi n'ont pas de forme obligatoire spécifique : les organismes de formation sont libres de choisir la forme de leurs éléments de preuve, tant que ces derniers sont clairs, pertinents et fiables. Cependant, pour faciliter la compréhension des auditeurs et garantir que tous les critères et indicateurs de certification sont couverts, il est recommandé de respecter une certaine structure lors de la présentation des éléments de preuve. Il est généralement conseillé de regrouper les éléments de preuve par critère de certification et d'indicateur, et de les étayer par des exemples concrets. Il est aussi recommandé de les lier à des processus internes de l'organisme de formation pour montrer comment ils sont mis en place et utilisés pour améliorer les prestations de formation.

 

Il est important de noter que les éléments de preuve doivent être à jour, pertinents et fiables pour montrer que l'organisme de formation satisfait aux critères et aux indicateurs de la certification Qualiopi. Les éléments de preuve doivent être accessibles et conservés pendant au moins 3 ans après la certification.

 

Lors de l'audit de certification, les auditeurs vont vérifier les éléments de preuve fournis par l'organisme de formation pour s'assurer qu'ils répondent aux exigences de Qualiopi.

 

L’audit de certification

Jimmy et Elodie, auditeurs chez Certifopac vous expliquent comment se préparer à votre audit Qualiopi.

 

 

Les différents métiers dans un organisme de formation 

 

Nous abordons ici le sujet des métiers dans un organisme de formation car la démarche qualité est avant tout une démarche collective et chaque personne qui travaille dans ou pour un organisme de formation doit apporter sa contribution à la bonne mise en œuvre de cette démarche.

Le formateur, qu’il soit interne ou externe à l’entreprise, a bien évidemment son rôle à jouer dans la démarche qualité.

 

Directeur et directrice de centre

Le rôle du/de la directeur/directrice de centre de formation est d’organiser et de diriger l’activité d’un organisme dans ses aspects pédagogiques, financiers, administratifs et logistiques. Il/elle est chargé(e) de définir et de mettre en place la politique et la stratégie de développement de son entité.

Coordinateur et coordinatrice de formation

Il/elle assure la mise en œuvre de l’action telle que décrite dans le cahier des charges. Il/elle guide le public dans son orientation en amont de la formation puis assure le suivi des apprenants. Il/elle est également responsable de la relation avec les clients pour tout ce qui concerne la mise en œuvre de la formation.

Assistant et assistante de formation

Il/elle est en partie chargé des tâches administratives liées à la formation, notamment la déclaration des présences, l’inscription sur les différentes plateformes publiques (https://www.meformerenregion.fr, CERES, Pôle Emploi) et la facturation de la formation.

Tuteur et tutrice technique

Le/la tuteur/tutrice technique assure les accès numériques et apporte un soutien technique en cas de problème. Il/elle garantit le bon fonctionnement de l’environnement technique de formation et sélectionne le matériel le plus adapté à la mise en œuvre de la formation à distance.

Référent et référente handicap

Le/la référent/référente handicap est une personne ressource de l'établissement facilitant la mise en œuvre de la politique handicap souhaitée par la direction et les Instances Représentatives du Personnel (IRP). Il/elle est l'interface reconnue entre les acteurs de l'établissement et OETH.

Formateur et formatrice

Le/la formateur/formatrice assure des prestations de conseil, de formation et/ou de perfectionnement auprès d'adultes salariés ou demandeurs d'emploi (publics variés), pour une mise à jour des connaissances ou un nouvel apprentissage.

Il/elle conduit ces actions de formation auprès des publics adultes soucieux d'acquérir une compétence supplémentaire dans le cadre de stages, de cours particuliers ou collectifs.

Il/elle s'appuie dans sa mission sur les différents référentiels pédagogiques et les matériels, mis au point par l'organisme, que son expérience contribue à faire évoluer.

 

 

Il est à noter que les noms et les rôles peuvent changer en fonction des organismes de formation, des écoles et des universités.